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Grupo de Gestión Contractual - 



PERFIL

 

FUNCIONES


El Grupo de Gestión Contractual del Ministerio de Justicia y del Derecho, tiene a su cargo la coordinación y adelantamiento de toda la actividad contractual de la entidad, así como de sus Fondos Cuenta, en sus diferentes etapas precontractual, contractual y post contractual, de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. 
1. Coordinar y adelantar con todas las dependencias de la entidad la totalidad delos trámites tendientes a la selección de contratistas, tanto del Ministerio como de sus Fondos Cuenta
2. Proyectar para la firma del Ordenador del Gasto, los actos administrativos de trámite para los procesos de selección del Ministerio, como de sus Fondos Cuenta.
3. Adelantar los procesos de selección de acuerdo con los procedimientos establecidos en el Estatuto de Contratación y en las normas reglamentarias correspondientes, tanto del Ministerio como de sus Fondos Cuenta.
4. Revisar los proyectos de pliegos de condiciones, elaborados por cada dependencia, según su competencia, y demás documentos requeridos para los procesos de selección y atender los trámites inherentes a los procesos públicos, que requiera el Ministerio como de sus Fondos Cuenta.
5. Verificar la documentación presentada para la elaboración de la minuta de los contratos adjudicados, para su firma y posterior legalización, solicitar el registro presupuestal, exigir al contratista la constitución de garantías y el pago de los derechos de publicación del contrato, cuando a ello haya lugar, verificar estos documentos y aprobar la respectiva póliza.
6. Verificar los soportes y el cumplimiento de los requisitos exigidos en la contratación directa que requiera del Ministerio como sus Fondos Cuenta, elaborar las minutas de contratos y velar por su perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de ejecución y legalización.
7. Incorporar la información contractual del Ministerio como de sus Fondos Cuenta al Sistema de Información Contractual-SIC- y al SECOP.
8. Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, y la observancia de sus reglamentaciones en el ámbito de su competencia.
9. Hacer seguimiento a la adecuada ejecución de los contratos y convenios suscritos por el Ministerio y sus Fondos Cuenta.
10. Asignar un supervisor a todo contrato y convenio suscrito por el Ministerio y sus Fondos Cuenta
11. Notificar la designación al supervisor y las funciones a realizar.
12. Apoyar a los supervisores y I o interventores en el análisis y resolución de los inconvenientes y traumatismos que se presenten en la ejecución de los contratos o convenios, y decidir sobre la aplicación de los mecanismos que la entidad estatal puede utilizar para dar cumplimiento al objeto contractual.
13. Crear y mantener actualizada una base de datos sobre los contratos y convenios suscritos por la Entidad y mantener una relación con los supervisores designados.
14. Ejercer el control sobre la obligación de los supervisores de presentar los informes de supervisión, según la frecuencia establecida.
15. Revisar y efectuar las observaciones a que haya lugar, con respecto a los informes de supervisión.
16. Proyectar las prórrogas, adiciones, modificaciones a que haya lugar previa evaluación sobre la conveniencia  y justificación de las mismas y la verificación de los respectivos documentos.
17. Exigir al contratista la ampliación, cuando sea el caso, de los amparos establecidos en los contratos o convenios.
18. Determinar, con base en los informes presentados por el supervisor, las medidas preventivas o correctivas que garanticen la ejecución idónea del contrato y eviten su incumplimiento.
19. Aplicar el procedimiento de gestión documental en la organización, conservación y custodia de los documentos que conforman la carpeta de cada unidad contractual.
20. Verificar con el supervisor y el contratista, cuando sea del caso, los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, dejando constancia de los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
21. Proyectar el respectivo acto administrativo de la liquidación unilateral en caso de que el contratista no se presente a la liquidación, o no se llegue a un acuerdo sobre el contenido de la misma.
22. Comunicar al Grupo de Gestión Financiera y Contable o a quien haga sus veces, y al Supervisor, el cumplimiento por parte del contratista de la legalización de la liquidación.
23. Incorporar al Sistema de Información Contractual -SIC, las actas de liquidación escaneadas, así como al SECOP.
24. Proyectar actos para pactar y ejercer facultades excepcionales, imponer multas y declarar el incumplimiento o caducidad a que hubiere lugar.
25. Formular oportuna reclamación administrativa ante los contratistas y compañías de seguros garantes para la restitución de anticipos, pago de indemnizaciones y demás reclamaciones que se presenten por fallas en la ejecución contractual y frente al incumplimiento de las obligaciones post contractuales.
26. Proyectar los actos administrativos, respuestas a consultas, derechos de petición que se originen con ocasión de la gestión contractual con asuntos de su competencia.
27. Las demás funciones inherentes a la actividad contractual y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.

OBJETIVO

Como área de apoyo, el Grupo de Gestión Contractual tiene como objetivo la asesoría,  coordinación, adelantamiento  y seguimiento de los procesos de selección, suscripción, ejecución y liquidación de contratos en el Ministerio de Justicia y del Derecho, con el fin de suplir las diferentes necesidades de adquisición de bienes y servicios que permitan el cumplimiento de la misión, funciones y competencias que le asigna la Ley a la entidad.

DATOS DE CONTACTO


Coordinador Grupo Gestión Contractual 


 

 

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    Calle 53 No. 13 - 27 - Bogotá D.C., Colombia
    PBX (+57)(1) 444 31 00
    Línea de atención al ciudadano 01-800-09-11170 
    Correo Electrónico: servicio.ciudadano@minjusticia.gov.co 
    Horario de atención: Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. 
    Correspondencia: Carrera 13 No. 52 - 95 Bogotá
    Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 3:30 p.m. jornada continua.


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