MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

 

INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI VIGENCIA 2012

 

Radicado No:

1168

 

Subsistema de Control Estratégico

Avances

Este subsistema presenta un avance de 41% de implementación, teniendo gran incidencia en los resultados, el componente administración de riesgos, debido a que se encuentra en proceso de implementación y fue calificado con 5% de avance. A continuación se presentan los resultados obtenidos para cada componente y sus elementos:

El componente AMBIENTE DE CONTROL obtuvo una calificación de 74%, correspondiente a los avances en la implementación de los siguientes elementos:

-El elemento Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, se encuentra implementado, ya que se cuenta con el código de ética documentado y socializado.

-Para el elemento Desarrollo del Talento Humano, se definieron las políticas, programas y planes asociados al desarrollo de talento humano y se están realizando las evaluaciones de desempeño individual en los términos establecidos en la normatividad; sin embargo es necesario asociar los resultados de éstas a la gestión de los procesos y realizar seguimiento a los acuerdos de gestión. No se ha realizado medición del clima laboral en los últimos dos años pero la Entidad se encuentra dentro del término para hacerla, teniendo en cuenta que el Ministerio se creó en el segundo semestre del 2011.

-Se ha contado con el liderazgo y acompañamiento de la alta dirección en la definición de políticas y estrategias que permitan la implementación del Modelo Estándar de Control Interno- MECI y del Sistema de Gestión de Calidad; para el elemento Estilo de Dirección, se está elaborando un documento que describe el estilo de dirección del Ministerio.

El componente DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO presentó un 42% de implementación, representado en los siguientes elementos:

-Los Planes y Programas del Ministerio de Justicia y del Derecho fueron formulados y periódicamente se realizaron las evaluaciones correspondientes, así como los ajustes procedentes; se está definiendo el normograma de acuerdo con las competencias, responsabilidades y procesos documentados.

-El elemento Modelo de Operación por Procesos, cuenta con la definición de las interacciones y cadenas de valor entre procesos y se está adelantando la implementación de las hojas de vida de los indicadores definidos por procesos para su posterior aplicación.

-La Estructura Organizacional está en proceso de articulación de acuerdo con las necesidades de las dependencias del Ministerio.


Para el componente ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS, se obtuvo una calificación de avance del 5% debido a que el Ministerio se encuentra en la etapa de definición de los riesgos por proceso, toda vez que no se podía iniciar su implementación hasta que se tuvieran definidos los procesos y procedimientos del Ministerio.

Dificultades

Para el cumplimiento de las actividades planeadas se han tenido limitantes relacionadas con la disponibilidad de tiempo y de recurso humano.

Subsistema de Control de Gestión

Avances

El Subsistema de Control de Gestión se encuentra en un nivel de implementación de 61%. A continuación se especifican los elementos que conforman los componentes de este Subsistema:

El componente ACTIVIDADES DE CONTROL fue calificado con avance del 59%, correspondiente a los avances de sus elementos, así:

-Se cuenta con políticas de operación definidas y con la documentación y formalización de los procedimientos del Ministerio, a través de los cuales se facilita el desarrollo de las actividades de los procesos institucionales; los controles preventivos y correctivos, serán definidos con la implementación de los mapas de riesgo del Ministerio y los indicadores de los procesos se documentarán y aplicarán de acuerdo con la información de las hojas de vida de indicador, que están en proceso de definición.

Para el componente de INFORMACIÓN se obtuvo una calificación de avance del 31%, de acuerdo con los avances de sus elementos así:

-Para el elemento de información primaria existen mecanismos diseñados y funcionando para la recepción de sugerencias, recomendaciones, peticiones, necesidades, quejas o reclamos por parte de la ciudadanía y se están formulando acciones para fortalecer el análisis y clasificación de la información para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de los procesos institucionales.

-Para el elemento de información secundaria, se cuenta con el proceso documentado para gestionar la información en la Entidad y se tiene definida la información que ingresa, que se genera y que sale de los procesos. Se están definiendo las Tablas de Retención Documental como elemento de administración documental y se está implementando el plan institucional de información.

-El Ministerio utiliza sistemas de información y herramientas tecnológicas para el procesamiento de la información misional y de apoyo, realizando los mantenimientos y actualizaciones necesarias.

El componente de COMUNICACIÓN PÚBLICA presenta un avance de implementación del 84%, representado en los siguientes elementos:

-Para el elemento de Comunicación Organizacional, se está definiendo la política y el plan de comunicaciones institucional; la entidad cuenta con canales de comunicación para el manejo de información interna y externa, tales como correo institucional, página web, carteleras, sistema de correspondencia-SIGOB, boletines de prensa, entre otros.

-En desarrollo del elemento Comunicación informativa, se ha publicado en la página web del Ministerio la información relevante relacionada con sus funciones; se cuenta con mecanismos para obtener información, peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía y se realizó la audiencia pública de rendición de cuentas.

-Para el elemento Medios de Comunicación la entidad cuenta con canales de comunicación para socializar la información tanto interna como externa, se realiza monitoreo periódico a la información publicada y se realizan las actualizaciones a la página web; así mismo se ofrece atención al usuario a través de diversos medios y se facilita el acceso a la información de servicios que ofrece la Entidad.

Dificultades

Para el cumplimiento de las actividades planeadas se han tenido limitantes relacionadas con la disponibilidad de tiempo y de recurso humano.

Subsistema de Control de Evaluación

Avances

El subsistema de Control de Evaluación se encuentra en un nivel de implementación del 38%.

Para el componente de AUTOEVALUACIÓN se obtuvo una calificación de avance del 9% y sus elementos presentan el siguiente avance:

-En el proceso de implementación del elemento Autoevaluación del Control, el Ministerio definió los procesos y procedimientos necesarios para realizar la autoevaluación, así como las herramientas para su implementación; sin embargo y debido a que no se ha dado inicio a su aplicación, este elemento obtuvo una calificación de 0.

-Para el elemento Autoevaluación de Gestión se cuenta con indicadores definidos por proceso y se están definiendo las hojas de vida de indicador para realizar los seguimientos respectivos.

El componente EVALUACIÓN INDEPENDIENTE presentó un nivel de implementación del 94%, presentando los siguientes avances en sus elementos:

-La Evaluación del Sistema de Control Interno es realizada periódicamente y se han tomado las acciones necesarias para avanzar en la implementación del MECI y del Sistema de Gestión de Calidad.

-Para el elemento de Auditoría Interna, se cuenta con un programa de auditorías aprobado y estas son realizadas por la Oficina de Control Interno a los diferentes procesos de la organización con el fin de evaluar los componentes del sistema de control interno e identificar oportunidades de mejora. Las auditorías de calidad se realizarán una vez se tenga implementado el Sistema de Gestión de Calidad.

Para el componente PLANES DE MEJORAMIENTO, se obtuvo un avance del 11%, correspondiente a los siguientes elementos:

-El Ministerio cuenta con el Plan de Mejoramiento Institucional formulado para hallazgos de la Contraloría General de la República y está en proceso de implementación de acciones de mejora producto de las auditorías realizadas por la Oficina de Control Interno.

-El plan de mejoramiento por procesos y plan de mejoramiento individual, están en proceso de implementación.

Dificultades

Para el cumplimiento de las actividades planeadas se requiere contar con un tiempo prudencial de aplicación de los elementos de los subsistemas de control estratégico y de gestión.

Estado general del Sistema de Control Interno

Con la escisión de objetivos y funciones del Ministerio del Interior y de Justicia y con la creación del Ministerio de Justicia y del Derecho se dio inicio al proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión, conformado por el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno-MECI, de acuerdo con los nuevos objetivos y funciones asignadas en la Ley 1444 de 2011 y el Decreto 2897 de 2011.

El Ministerio de Justicia y del Derecho presenta un avance del 50,21% en la implementación del MECI para la vigencia 2012, de acuerdo con el puntaje otorgado por el aplicativo administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. El proceso de implementación del Modelo Estándar de Control Interno, MECI 1000:2005, se encuentra en la Etapa 2, relacionada con el Diseño e Implementación del Modelo y ha contado con el liderazgo y acompañamiento de la alta dirección en la definición de políticas y estrategias orientadas al logro de los objetivos previstos para la implementación, operación y mantenimiento del sistema.

En desarrollo de esta etapa se han obtenido productos en los diferentes subsistemas, componentes y elementos y se continúa avanzando de acuerdo con las etapas previas y necesarias para la implementación de otros componentes, como el de administración del riesgo, actividades de control, autoevaluación y planes de mejoramiento. Para estos efectos, se tienen programadas las actividades necesarias para la obtención de los productos pendientes y se iniciará la aplicación de aquellos que se encuentran formalizados para proceder a su posterior revisión y ajuste, como actividades complementarias de mantenimiento y mejoramiento continuo.

Recomendaciones

Continuar realizando las diferentes actividades inherentes a la implementación del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio que comprende tanto el MECI como el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de lograr su implementación en un 100%.

Iniciar la aplicación de los instrumentos diseñados y formalizados para realizar los seguimientos y revisiones correspondientes que permitan avanzar en los componentes de autoevaluación y planes de mejoramiento.

Implementar las acciones necesarias para fortalecer el análisis y clasificación de la información relacionada con peticiones, quejas y reclamos de la ciudadanía para que sea utilizada como insumo en el mejoramiento de la gestión institucional.

 

Diligenciado por:

GLORIA MARGOTH CABRERA RUBIO

Fecha:

21/02/2013 03:30:26 p.m.

Revisado por:

Fecha:

Aprobado por:

RUTH STELLA CORREA PALACIO

Fecha:

28/02/2013 12:21:39 p.m.